Processus de demande d’accès aux données

Veuillez noter que les données du 1er suivi ne seront pas disponibles avant
le printemps 2019. Consultez notre site Web régulièrement pour plus d’information
sur l’accès aux données du 1er suivi.

Nous suggérons fortement aux demandeurs éventuels de prendre connaissance de ces informations avant de soumettre leur demande d’accès à l’Étude longitudinale canadienne sur le vieillissement (ÉLCV). Si vous avez d’autres questions, veuillez visiter la Foire aux questions de l’ÉLCV ou écrire à access@clsa-elcv.ca.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'adresse courriel access@clsa-elcv.ca par les chercheurs, les stagiaires et les utilisateurs de données approuvés, veuillez cliquer ici.

Préparer une demande

  • Toutes les demandes d’accès aux données de l’ÉLCV doivent être évaluées par le Comité chargé de l’accès aux données et aux échantillons.
  • L’ÉLCV accepte les demandes d’accès d’étudiants de 2e et 3e cycle et de chercheurs postdoctoraux qui souhaitent utiliser ses données pour leur projet de thèse ou leurs recherches postdoctorales. Pour en savoir plus sur les demandes soumises par des stagiaires, cliquez ici ( https://www.clsa-elcv.ca/fr/doc/2288 ).
  • Vous êtes priés de consulter le Guide sur la politique d’accès aux données et aux échantillons biologiques (en anglais seulement), les sections pertinentes des protocoles de l’ÉLCV(en anglais seulement), les outils de collecte de données de l’ÉLCV et l’information sur le Processus de demande d’accès aux données( https://www.clsa-elcv.ca/fr/acces-aux-donnees/documents-dacces-aux-donnees-et-aux-echantillons/processus-dacces-aux-donnees ) avant de préparer votre demande d’accès.
    • La version la plus à jour du Formulaire de demande d’accès aux données et aux échantillons biologiques est disponible en format PDF remplissable. La demande est divisée en deux parties : Partie 1 : Formulaire de demande d’accès et Partie 2 : Sélection des données. Le formulaire de sélection des données vous permettra de voir les données disponibles et celles qui ne le sont pas encore. Veuillez faire parvenir toute question relative aux demandes d’accès aux données de l’ÉLCV à access@clsa-elcv.ca.
    • Les échantillons biologiques de l’ÉLCV ne sont pas encore disponibles, mais la Biobanque travaille à finaliser le processus d’accès aux échantillons biologiques. Veuillez faire parvenir toute question relative à l’accès aux échantillons biologiques à la Biobanque de l’ÉLCV à l’adresse bbc@clsa-elcv.ca.
    • Assurez-vous de bien remplir toutes les sections pertinentes du formulaire de demande d’accès. Vérifiez également que votre demande d’accès respecte les exigences du formulaire (nombre de mots, limite de pages).
    • Les demandes incomplètes ou qui ne correspondent pas aux spécifications pourront causer un retard dans le traitement de votre demande ou entraîner un refus.
    • Veuillez noter que le délai prévu entre la date limite de soumission des demandes et le moment où vous recevrez votre ensemble de données est d’environ six mois. Cette période comprend le processus d’évaluation de la demande, la négociation de l’entente entre l’ÉLCV et votre établissement, la préparation et la diffusion de l’ensemble de données. Ainsi, votre date de début prévue ne doit pas être inférieure à six mois à compter de la date limite de soumission des candidatures.

Soumettre une demande

  • Toutes les demandes d’accès doivent être soumises à l’adresse access@clsa-elcv.ca. Vous devez indiquer clairement, dans l’objet de votre courriel, le titre « Demande d’accès aux données et aux échantillons DSAC — Votre nom ». Nous ne pouvons pas vous garantir que les demandes envoyées à d’autres adresses courriel seront évaluées.
  • Votre demande doit également inclure une copie des lettres d’approbation de financement et d’éthique (si disponible).
  • Notez que l’approbation éthique n’est pas requise au moment de la demande, mais aucune donnée ou aucun échantillon ne sera transmis avant que l’ÉLCV ait reçu une preuve d’approbation éthique d’un comité d’éthique institutionnel.
  • Une fois votre demande soumise, vous recevrez un courriel de réponse automatique confirmant que votre demande a été reçue. Il n’est pas nécessaire de nous contacter pour demander une confirmation supplémentaire. Nous vous contacterons quand le processus d’examen sera terminé ou plus tôt si des informations supplémentaires sont requises.

Dates limites pour présenter une demande

Date limite pour présenter une demande Avis de décision prévu1

25 février 2019

Mai 2019
3 juin 2019 Septembre 2019
23 septembre 2019  Décembre 2019 

Les demandes doivent être reçues avant 23 h 59 (heure de l’Est) le jour de la date limite de soumission.

1Veuillez noter que l’Avis de décision prévu est une approximation du moment où vous serez informé(e) de la décision relative à votre projet, et non le moment où vous aurez accès aux données.

  • Une fois la demande approuvée, une Entente d’accès aux données de l’ÉLCV doit être négociée et signée entre l’Université McMaster et votre établissement. La durée de cette étape peut varier et prendre jusqu’à 12 semaines. L’ÉLCV n’a aucun contrôle sur celle-ci. Veuillez noter que ce délai influencera le temps nécessaire pour que les données vous soient transmises.

Évaluation des demandes d’accès

Le Comité chargé de l’accès aux données et aux échantillons évaluera toutes les demandes d’accès aux données et aux échantillons biologiques de l’ÉLCV. L’ÉLCV requiert que les chercheurs signent une Entente d’accès aux données de l’ÉLCV (en anglais seulement) qui décrit les conditions d’utilisation des données, ainsi que les exigences de l’ÉLCV relativement au respect de la vie privée et à la confidentialité. L’ÉLCV contrôlera l’évolution des demandes d’accès une fois qu’elles auront été approuvées. Après la réception des données, les chercheurs devront réaliser les analyses proposées dans un délai déterminé selon l’Entente d’accès aux données de l’ÉLCV. Si ces analyses ne sont pas terminées au cours de cette période, le demandeur devra présenter une demande de prolongation sans quoi l’Entente d’accès aux données pourrait être résiliée (voir la section 13.2 de l’Entente d’accès aux données de l’ÉLCV).

Frais (données alphanumériques)

L’ÉLCV a analysé les modèles de calcul des coûts utilisés dans un grand nombre d’études, tant au Canada qu’à l’étranger, au moment de mettre au point son propre modèle afin de donner accès aux données alphanumériques à un premier groupe de chercheurs au milieu de 2014.

Pour facturer les chercheurs, l’ÉLCV a adopté une méthode de comptabilisation après recouvrement partiel des coûts. Le montant facturé englobera le recouvrement partiel des coûts administratifs et des frais liés au traitement et à l’extraction de données et des échantillons biologiques, ainsi qu’à leur transmission au demandeur.

Le tarif actuel pour un ensemble de données tirées de l’évaluation de départ de la cohorte de l’ÉLCV est de 3 000 $ CA. L’évaluation de départ de l’ÉLCV regroupe les 21 241 participants de l’évaluation de surveillance et les 30 097 participants de l’évaluation globale. Des frais supplémentaires pourront être facturés dans les cas où les demandes d’accès exigent une préparation plus complexe des données.

L’ÉLCV révisera périodiquement son modèle de recouvrement des coûts, afin de s’assurer que les frais exigés sont justes et équitables, tant pour les chercheurs que pour l’ÉLCV. 

Exonération des frais

Les étudiants de deuxième et troisième cycle (M. Sc. ou Ph. D.) et les chercheurs postdoctoraux (limite d’une exonération par postdoctorant) qui désirent utiliser les données de l’ÉLCV uniquement pour leur recherche et qui sont inscrits dans une université canadienne peuvent demander une exonération des frais. Les stagiaires canadiens qui travaillent à l’extérieur du Canada, mais qui sont financés par un organisme canadien peuvent également demander une exonération des frais. La section sur la demande d’exonération doit être cochée à la partie 1 du Formulaire de demande d’accès aux données et aux échantillons de l’ÉLCV. 

Frais (échantillons biologiques)

Nous procédons actuellement à la mise sur pied de la méthode de comptabilisation après recouvrement des coûts pour les échantillons biologiques. Veuillez faire parvenir vos questions à la Biobanque de l’ÉLCV à l’adresse bbc@clsa-elcv.ca.