Processus de demande d’accès aux données

Veuillez noter que la diffusion des données du 1er suivi est prévue pour la fin du printemps 2019. La première version comprendra les données de questionnaire, mais pas les données tirées de biomarqueurs, les données génomiques ou les données liées.

Nous accepterons les demandes pour les données du 1er suivi dès la période de soumission des demandes se terminant le 25 février 2019. La liste de sélection des données du 1er suivi sera disponible à partir de la mi-décembre.

  

Nous suggérons fortement aux demandeurs éventuels de prendre connaissance de ces informations avant de soumettre leur demande d’accès à l’Étude longitudinale canadienne sur le vieillissement (ÉLCV). Si vous avez d’autres questions, veuillez visiter la Foire aux questions de l’ÉLCV ou écrire à access@clsa-elcv.ca.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'adresse courriel access@clsa-elcv.ca par les chercheurs, les stagiaires et les utilisateurs de données approuvés, veuillez cliquer ici.

Préparer une demande

  • Les données de l’ÉLCV sont actuellement disponibles pour les chercheurs approuvés du secteur public au Canada et ailleurs, sans accès préférentiel ou exclusif pour quiconque. À l’heure actuelle, rien ne permet de transférer des échantillons biologiques à des demandeurs à l’extérieur du Canada. Toutefois, les chercheurs internationaux peuvent choisir de collaborer avec des chercheurs canadiens pour obtenir des échantillons biologiques, à condition que les échantillons biologiques soient analysés au Canada.
  • La diffusion des échantillons biologiques est prévue en 2019. Une seule date limite pour soumettre une demande d’accès aux échantillons biologiques sera offerte chaque année. Celle-ci n’a pas encore été déterminée et sera affichée sur notre site Web. Pour plus d’informations, veuillez consulter les Lignes directrices pour l’accès aux échantillons biologiques (en anglais seulement). Veuillez faire parvenir vos questions sur l’accès aux échantillons biologiques à la Biobanque de l’ÉLCV à l’adresse bbc@clsa-elcv.ca.
  • L’ÉLCV accepte les demandes d’accès aux données d’étudiants des 2e et 3e cycles et des chercheurs postdoctoraux qui souhaitent utiliser ses données pour leur projet de thèse ou leurs recherches postdoctorales. Pour en savoir plus sur les demandes soumises par des stagiaires, cliquez ici.
  • Toutes les demandes d’accès aux données de l’Étude longitudinale canadienne sur le vieillissement sont évaluées par le Comité chargé de l’accès aux données et aux échantillons.
  • Vous êtes priés de consulter le Guide sur la politique d’accès aux données et aux échantillons biologiques (en anglais seulement), la section sur les frais associéà une demande, les sections pertinentes des protocoles de l’ÉLCV (en anglais seulement), les outils de collecte de données de l’ÉLCV et l’information sur le Processus de demande d’accès aux données avant de préparer votre demande d’accès.
  • Les chercheurs sont invités à soumettre leurs demandes d’accès aux données dans Magnolia, le système de demande d’accès en ligne aux données de l’ÉLCV. Pour ouvrir un compte, veuillez envoyer un courriel à access@clsa-elcv.ca en incluant dans le message votre nom complet, votre courriel institutionnel, votre titre et le nom de votre établissement. Veuillez noter que les demandes en format PDF ne sont plus acceptées. Pour plus d’informations sur les étapes nécessaires pour remplir une demande d’accès aux données dans Magnolia, cliquez ici.
  • Veuillez noter que le délai prévu entre la date limite de soumission des demandes et le moment où vous recevrez votre ensemble de données est d’environ six mois. Cette période comprend le processus d’évaluation de la demande, la négociation de l’entente entre l’ÉLCV et votre établissement, l’obtention de l’approbation éthique par le comité d’éthique de votre établissement, la préparation et la diffusion de l’ensemble de données. 
  • Veuillez également consulter la section Conseils pour préparer une demande d’accès aux données de l’ÉLCV et la Foire aux questions.

Soumettre une demande

  • Les demandes doivent être reçues avant 23 h 59 (heure de l’Est) le jour de la date limite de soumission.
  • Votre demande doit inclure une copie des lettres d’approbation de financement et d’éthique (si disponible).
  • Notez que l’approbation éthique n’est pas requise au moment de la demande, mais aucune donnée ou aucun échantillon ne sera transmis avant que l’ÉLCV ait reçu une preuve d’approbation éthique du comité d’éthique de votre établissement.
  • Vous pouvez suivre l’état de votre demande en vous connectant au système de demande d’accès en ligne. Nous vous contacterons quand le processus d’examen sera terminé ou plus tôt si des informations supplémentaires sont requises.

Dates limites pour présenter une demande

Date limite pour présenter une demande Avis de décision prévu*

25 février 2019

Mai 2019
3 juin 2019 Septembre 2019
23 septembre 2019  Décembre 2019 

*Veuillez noter que l’Avis de décision prévu est une approximation du moment où vous serez informé(e) de la décision relative à votre projet, et non le moment où vous aurez accès aux données.

  • Une fois la demande approuvée, une Entente d’accès aux données de l’ÉLCV doit être négociée et signée entre l’Université McMaster et votre établissement. La durée de cette étape peut varier et prendre jusqu’à 12 semaines. L’ÉLCV n’a aucun contrôle sur celle-ci. Veuillez noter que ce délai influencera le temps nécessaire pour que les données vous soient transmises.

Évaluation des demandes d’accès

Le Comité chargé de l’accès aux données et aux échantillons évaluera les demandes d’accès aux données et aux échantillons biologiques de l’ÉLCV. L’ÉLCV requiert que les chercheurs signent une Entente d’accès aux données de l’ÉLCV (en anglais seulement) qui décrit les conditions d’utilisation des données, ainsi que les exigences de l’ÉLCV relativement au respect de la vie privée et à la confidentialité. Après la réception des données, les chercheurs devront réaliser les analyses proposées dans un délai déterminé selon l’Entente d’accès aux données de l’ÉLCV. Si ces analyses ne sont pas terminées au cours de cette période, le demandeur devra demander une prolongation en présentant une demande de modification sans quoi l’Entente d’accès aux données pourrait être résiliée (voir la section 13 de l’Entente d’accès aux données de l’ÉLCV).

Frais (données alphanumériques)

L’ÉLCV a analysé les modèles de calcul des coûts utilisés dans un grand nombre d’études, tant au Canada qu’à l’étranger, au moment de mettre au point son propre modèle afin de donner accès aux données alphanumériques à un premier groupe de chercheurs au milieu de 2014.

Pour facturer les chercheurs, l’ÉLCV a adopté une méthode de comptabilisation après recouvrement partiel des coûts. Le montant facturé englobera le recouvrement partiel des coûts administratifs et des frais liés au traitement et à l’extraction de données et des échantillons biologiques, ainsi qu’à leur transmission au demandeur.

Le tarif actuel pour un ensemble de données tirées de l’évaluation de départ de la cohorte de l’ÉLCV est de 3 000 $ CA. L’évaluation de départ de l’ÉLCV regroupe les 21 241 participants de l’évaluation de surveillance et les 30 097 participants de l’évaluation globale. Des frais supplémentaires pourront être facturés dans les cas où les demandes d’accès exigent une préparation plus complexe des données.

L’ÉLCV révisera périodiquement son modèle de recouvrement des coûts, afin de s’assurer que les frais exigés sont justes et équitables, tant pour les chercheurs que pour l’ÉLCV. 

Exonération des frais

Les étudiants de deuxième et troisième cycle (M. Sc. ou Ph. D.) et les chercheurs postdoctoraux (limite d’une exonération par postdoctorant) qui désirent utiliser les données de l’ÉLCV uniquement pour leur recherche et qui sont inscrits dans une université canadienne peuvent demander une exonération des frais. Les stagiaires canadiens qui travaillent à l’extérieur du Canada, mais qui sont financés par un organisme canadien peuvent également demander une exonération des frais. La section sur la demande d’exonération doit être cochée à la partie 1 du Formulaire de demande d’accès aux données et aux échantillons de l’ÉLCV. 

Frais (échantillons biologiques)

Nous procédons actuellement à la mise sur pied de la méthode de comptabilisation après recouvrement des coûts pour les échantillons biologiques. Veuillez faire parvenir vos questions à la Biobanque de l’ÉLCV à l’adresse bbc@clsa-elcv.ca.